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有效提高遠端工作的生產力(下) — 總結,邁向遠端優先的未來

有效提高遠端工作的生產力(下) — 總結,邁向遠端優先的未來

無辦公室會是未來嗎?—論遠端工作的缺點

任何形式的討論,都比不上面對面的討論來得即時和迅速,人們在面對面溝通時會有效捕捉對方的肢體動作,加速溝通的進行,這一點是電話或是視訊會議永遠無法取代的事情,一旦我們需要與團隊成員進行大量且即時的溝通,在家工作絕對不是一個好主意。記住,在家工作是為了換取「一段安靜不被打擾的時間」,別讓它成為一個拖慢團隊溝通速度的兇手。 你的老闆讓你「在家工作」嗎? - MMDays

允許工作團隊採取遠距辦公的好處之一,便是有機會隨心所欲改變眼前的風景。改變環境能促發新想法。多樣化的環境可以展現在工作中,採用不同觀點面對同樣的問題,的確是件好事。

不過在線上化之後,過去很多交流交換意見的機會都會消失,例如:當大家都進辦公室時,很多的討論會在辦公室發生,即便進了會議室,你也會跟坐在旁邊的同事交換意見。當所有的溝通都在檯面上後,很多意見可能不會被聽見,很多意見可能也未經過充分的交流,如果繼續仰賴固定時間的線上會議來同步想法其實是遠遠不夠的。

這並不是因為大家刻意隱蔽資訊,而是因為大家平常交流的時間太少,資訊透通的比例也太低了。很多溝通的問題紛紛浮現,當中最嚴重的莫過於資訊未充分揭露,意見未被充分表達,但以前在公司上班,大家會在茶水間、會議室、辦公區等各個地方交流,資訊也會在這些地方流通,遠距後這些行為大幅減少,溝通的問題自然也一一浮現了。

不是所有工作都適合遠距工作

遠距工作適合理性、可切割, 能委外(externalization)的工作 ,例如:寫程式碼、專案管理等。遠距工作者則必須擅於協作,能定義工作範圍、描述工作成果,說明接續的工作事項等。遠距工作者講話必須直接坦白,不能有什麼「你以為的」或是潛規則。因為模糊會提高協作成本,並且快速放大。

反之,越「非理性」的工作(如:激盪創意、表達同理心、情境模擬、加油打氣等),越需要捕捉言外之意的(如:如顧客無聊的表情、同事隱藏的不悅),越難遠距。

長時間的視訊會議非常消耗能量

這個禮拜所有的會議都改為遠端進行了,我發現連續兩個 1 小時的會議,帶來的疲勞程度大概是面對面會議的 2 倍,才知道有一個新名詞叫做 Zoom Fatigue,視訊會議帶來的疲累感果然是有科學根據的!

面對面溝通是不可取代的。Zoom 也不行。如果你開過視訊會議,就知道它總是讓人精疲力盡。這是因為人類不只用語言溝通,還用表情與許多微小的動作傳遞訊息,例如肢體動作、眼神交會等。我們能使用越多訊號(在資訊領域叫做 高頻寬(high bandwidth)溝通 ),雙方就越輕鬆。 但視訊會議剝奪了非語言的訊息,聊起來就是比較累。同理,看影片比讀文字輕鬆,是因為我在現場可以從說話者的語氣中理解他現在是「支持」、「反對」或「懷疑」。但閱讀文字我只能從字面意思推敲,更困難。 所以視訊會議其實不人性。我們的意志必須不斷告訴自己「對面是一個人類」,但身體的直覺反應是「你幹嘛對一塊玻璃講話」。視訊會議不是聊天,更像是演戲;謝幕時就精疲力盡。

恭喜你,你不用進辦公室了 – 科技島讀

「在視頻通話中,思想是在一起的,但身體不是在一起的,這種認知失調會引起矛盾的感覺,這種感覺令人筋疲力盡。此衝突是由於不在物理上共享相同的空間。使得人們相比面對面會議需要耗費更大的精力才能得到語言外的提示(例如音調和語氣,面部表情和肢體語言)。另外,透過網路產生的短暫延遲也會給其他人留下負面印象,也會使人們產生對方的友善度和專注度不高的錯覺。此外,在面對面交流中,沉默會給對話增添自然韻律,而在視頻通話中,沉默會產生焦慮感。克萊姆森大學(Clemson University)副教授瑪麗莎·舒弗勒(Marissa Shuffler)認為,人們在鏡頭前會更明顯感覺到自己被觀看,而且可以自己的影像來感受到更大的自我意識:“當您參加視頻會議時,你知道每個人都在看著你;您在舞台上,因此會產生社交壓力和感覺,就像你需要表演,為求出色表現會傷腦筋,壓力更大。”」

https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

數位遊牧可能沒有想像中那麼幸福

遠程工作的轉變整體來看是成功的,Dropbox 委託 《經濟學人》情報部 進行的 一項新研究 發現,知識型員工可以更加專注於家庭生活,並且像以前一樣投入工作。在 Dropbox 的內部調查中,大多數員工表示他們能夠在家中提高工作效率(將近90%),並且不想回到僵化的每週五天的上班時間。作為一家公司,Dropbox 繼續為客戶提供不間斷的服務,並交付了新產品和功能。

但是事情並不完美。接二連三的視頻會議,持續的通知以及與彼此的隔離可能對工作的影響長時間是壓倒性的影響。公司文化在沒有親身互動的情況下會受到影響,溝通不暢的風險更高,並且很難與多個合作者一起啟動新項目。人們對辦公室有很多想念的地方。

在這篇文章中,筆者經過三個月矽谷臨床試驗後發現,遊牧式到世界各地工作如果成為一種常態,未必如我們想像中幸福?

另外,測試了 3 個月之後大家都說,工作量和總工作時數都增加了,這些數據看在決策者眼𥚃也許會竊竊私喜。但這並不代表產能跟著提高。我們只是把通勤省下的時間,耗在額外的溝通成本上。基本上這還是扯平了。其實遠端工作的問題非常多,現在撐著矽谷無縫運轉的只是「權宜和包容」,一切未必像表面看起來那麼天真無邪。 「這是頭一次我希望矽谷不要只相信數據」 疫情把矽谷推向一個讓工程師感到…

矽谷開始 Virtual/Remote First (以遠端工作形態為優先)的工作形態

許多公司,包含 Coinbase 以及 Dropbox 都宣佈他們將轉為 Virtual/Remote First 遠端優先的公司。遠程工作(在辦公室外)將是所有員工的主要經驗,也是個人工作的日常默認設置。

為了適應這一新現實,許多公司宣布將完全遠程化或向員工提供混合方法(即員工選擇是否進入辦公室)。但是 Dropbox 不認為這兩種情況都是最好的解決方案。兩者均未解決遠程工作的基本限制。

混合方法還可以使兩種不同的員工體驗永存,當然這可能會導致包容性的阻礙、以及績效或職業生涯方面的不平等。 Dropbox 解決這些問題的方法是不回到原來的狀態,或者保留遠端的替代方案,而是創建了一個新的選項:將來任何想要的人都可以繼續在辦公室工作。那不會改變什麼,變化的是誰喜歡辦公室工作外,可以在(幾乎)任何地方工作。

Dropbox 為政策設定了五個目標, Dropbox 認為這將幫助公司實現設計更開明的工作方式,並使分佈式工作完成更輕鬆交付產品的使命。

  1. 支持公司使命
  2. 賦予員工自由和靈活性
  3. 保持人際關係和公司文化
  4. 維持公司的長期健康
  5. 保持學習心態。

一旦安全無虞,我們將繼續通過我們現有的房地產或其他靈活的空間來促進親自合作和團隊聚會的節奏。我們將這些協作空間稱為 Dropbox Studios,我們將在目前擁有辦事處的所有地點都擁有 Studios。為了確保公平,一致的員工體驗,我們認為必須規範性地說明如何使用這些空間,因此 Dropbox Studios 將專門用於協作和社區建設,並且員工將無法使用它們進行單獨工作。儘管基於團隊和角色可能會有一些例外情況,但員工也將可以靈活地搬遷到我們目前擁有辦事處的地點之外。

對於許多員工而言,這可能是兩者的結合。但是對於 Dropbox 所有人來說,以遠程為第一需要一種思維定勢和行為上的轉變。這意味著無論 Dropbox 員工是一周一次,一周五天還是從不上班,體驗都不應該有所不同。

Coinbase 也表示:隨著時間的推移,願景是在十個城市中只有一層辦公空間,而不是在一個城市中有十層辦公空間。

(以下節錄 Dropbox Blog 文章的內容,維持第一人稱。)

鼓勵員工設計自己的時間表

接下來,我們正在擁抱所謂的“非線性工作時間”。我們將核心協作時間設置為在時區之間重疊,並鼓勵員工設計自己的時間表。隨著我們的員工分佈越來越分散,這將有助於在協作與個人關注需求之間取得平衡。我們要優先考慮影響和結果,而不是工作時間。

從 IT 到 HR 來改造員工體驗

我們專注於設計產品以改變遠程工作的方式。通過實現虛擬第一天的現實,我們認為我們將更好地了解客戶的需求,並有能力相應地開發我們的產品。

我們還希望這種“虛擬優先”方法將為我們提供最好的遠程和面對面工作,在靈活性和人際關係之間取得平衡,並為每個人創造一個更公平的競爭環境。

重要的是,當我們從越來越不同的背景和角度來招聘時,“虛擬優先”為我們提供了建立更強大,更多樣化的優秀團隊的機會。這將使我們做好對人才的正確投資,以發展我們未來的業務。

最後,我們希望為員工提供一定程度的可預測性,以便他們可以自信地計劃並專注於重要的優先事項。為了保護員工和社區的健康和安全,我們將強制性要求在家工作的政策延長到 2021 年 6 月。鑑於我們不知道何時能夠安全地再次聚會,我們希望這一決定將為我們的團隊消除一些不確定性。

我們正在度過一個充滿挑戰的時代。但是我們相信,這為重新設計我們的工作方式帶來了機會。儘管我們認為 Virtual First 是正確的選擇,但它對我們來說是新的,我們知道我們可能不會立即100%正確地做到這一點。因此,我們致力於保持學習的心態-對新信息和反饋保持開放,並隨著時間的推移不斷迭代,直到我們這樣做為止。

最後,我們正在圍繞 Virtual First 設計從 IT 到 HR 的整個員工體驗。我們將投資一個整體的資源生態系統,包括一支敬業的團隊,以通過衡量對生產力,敬業度和文化的影響來支持員工並跟踪我們的進度,以便我們能夠繼續適應。

總結:分散式組織管理將越來越重要

老高講的這段話讓我特別有感觸:「我一直在想的問題是:人類最終是怎麼走進虛擬世界的?」 認識我的人應該知道我一直嚮往著高效的遠端工作,從我七年前寫的文章可以看出一些端倪: 非自願性干擾 - 在辦公室工作效率低落的主因

現在因為疫情,竟然連大型企業(如:台積電)、政府、甚至金融機構,都開始讓員工在家工作或已經在研擬相關政策,這絕對是我過去難以想像的。

新冠肺炎不斷升溫,我想唯一可以慶幸的應該就是人們彼此的溝通協作模式被強迫進化了。 重新檢視在這樣的時空背景下,我們如何最大化遠端工作的溝通效率以及生產力,就是我整理撰寫這系列文章的最主要動力。

將重點整理如下:

遠端工作高效指南 — 工作者

遠端工作能否維持高效是一門學問,常犯的錯誤如:在互動性要求較高的會議,多數人卻不開啟視訊鏡頭;在家工作卻沒有與同事們互相同步上線時間。(在家工作 != 按照個人意識分配上班時間) 有效提高遠端工作的生產力(中) — 工作者

  • 區隔休息與工作的空間,維持良好作息以及工作紀律
  • 勤於溝通、留意用字、強化表達能力,少了面對面的情感交流文字變得更加重要。
  • 善用不同工具來滿足不同情境的溝通需求,避免浪費彼此的時間。
  • 定期地與主管或是團隊回報工作進度,遇到阻礙的也要即時提出。
  • 遵守會議禮儀,將虛擬會議視為跟實體會議相同的重要程度。
  • 不要吝於花時間來維繫與團隊之間的情感
  • 與主管共同設定工作目標,並且知會團隊其他成員。
  • 行事曆與通訊軟體的狀態來讓其他人知道自己是否可以被打擾。
  • 確保在家的辦公環境可以有同樣高的生產力。

遠端工作高效指南 — 管理者

對於企業主來說,「在家工作」這一個制度的確要付出許多額外的管理心力,有的時候我們必須漸進式地、花一段時間才能成功建立這樣的制度,但在我看來,這不過是反應出管理腦力工作者本質上的複雜性罷了。我真心相信,這樣的制度,長期而言會增進企業的生產力,也完全符合這光速時代的潮流。 有效提高遠端工作的生產力(上) — 管理者

  • 溝通管理與訊息分級,形成團隊彼此的默契。
  • 善用 OKR 設定公司方向與工作目標,根據這些來追蹤工作內容。
  • 將工作成果變成評斷績效的唯一標準。轉向實際的工作進度,不需操心那些無關緊要的瑣事。
  • 遠離讓工作成效不彰的開會與管理,才能完成越多任務。
  • 遠距工作需要紮實的文字能力才行得通,開會前讓大家知道背景資訊與開會目的。
  • 管理者應時常與「所有」員工 1-1 接觸,維持固定溝通管道的暢通。時時掌握工作團隊的脈動。
  • 提供員工遠端工作在軟硬體上最好的支持,並能確保工作動力。
  • 用人無疑疑人勿用,可能不信任的員工在面試的時候就要篩除。

參考資料

想了解更多遠端工作的良好習慣,我強烈推薦 David Hansson 所著的 《ReWork》 以及 《Remote》。因為現在台灣疫情的關係,網路上很多人開始分享他們實踐在家上班(Work From Home, WFH)的經驗,條列我覺得不錯的參考資料供分享。

心得分享:

工具與技巧:

疫情因應:

系列文章:

  1. 有效提高遠端工作的生產力(上) — 管理者
  2. 有效提高遠端工作的生產力(中) — 工作者
  3. 有效提高遠端工作的生產力(下) — 總結,邁向遠端優先的未來
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