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有效提高遠端工作的生產力(中) — 工作者

有效提高遠端工作的生產力(中) — 工作者

遠端工作是一種能力

遠距工作最重要的是寫作能力,很多公司因為疫情原因開始推動遠端工作。前陣子我整理了遠端工作指標性公司 Basecamp 的【內部溝通指南】,也許會對剛開始遠端的公司有點幫助。

這篇文章是談論溝通的 how、where、why、when。溝通媒介有許多種,非同步溝通、即時、面對面、視訊、語音、文字、Email、協作軟體,如何決定用哪一種?重點是讓大家都在軌道上,但不要擾亂大家的工作流暢度

Basecamp 內部溝通指南

負責任並且保有紀律,創造儀式感

作為一個新手,對於在家工作的人來說,您需要保持專注。遠距工作雖然能靈活彈性的分配時間,但務必保持某些規律固定的工作習慣與正常作息。例如:每天在同一時間開始工作、穿上正式的衣著讓自己保持敏銳與自信、限定休息時間和頻率與辦公室相同。以固定的例行程序讓自己投入工作狀態,保持在工作中的專業性與控制感。

為了讓自己保持在良好的工作狀態,我也參考跟進了幾個在家工作維持工作效率小技巧:

  1. 開工儀式:遠端工作最忌諱工作和生活分不開,給自己一些儀式代表開工,例如:換掉睡衣睡褲離開床鋪、規劃工作空間坐在固定位置辦公。下班儀式感作法因人而異可以綁定事件,例如六點半準時吃飯,但一定要知道自己工作多久了。
  2. 實踐對工作的責任感:遠距工作讓同事間無法確認彼此的工作狀態,因此提供明確而清晰的訊息能幫助同事了解你正在專注於工作。例如:開始工作前先發送電子郵件讓同事了解你已經在工作狀態,不吝回覆同事的電子郵件以確保訊息正確傳遞,在表訂的上班時間內,必須要盡可能養成習慣看通訊軟體是否有被呼叫,如果有事離開座位也要透過訊息讓同事知道。
  3. 確保參與會議準時:不準時也要透過通訊軟體出個聲,不要給等待的人那種不確定的時間。機會是留給有能力快速反應且自律的人。
  4. 設定目標獎勵:不用出門看起來時間很多,但常常就再沒規劃之下,時間很快就過了,才發現怎麼只完成幾項代辦事務?所以可以設定目標及獎勵,在完成之後可以獎勵自己暫時休息一下去開個冰箱,喝杯咖啡。
  5. 規律的正常作息:生活在家,辦公也在家,可能就會因WFH工作和生活沒了區隔,相信大家一定很有所感。理想的狀態下,一定要規劃出吃午餐時間,晚餐時間,下班後就放下公事,好好安排個運動的時間,或是和家人聊聊天。

表達能力變得非常關鍵

遠端溝通的原則,總共有 30 點大原則,如果用一句話概括他們,我會說:「閉嘴,不要急。寫下來然後睡一覺,醒來後如果還是覺得值得分享,在合適的上班時間貼到該任務情境討論。」

  • 爛溝通產生更多工作。
  • 內部溝通主要採取長文字的形式,這比線上線下會議、演講或講話這類即時溝通更好,可以減少干擾和被干擾的機會。
  • 給予重要議題足夠的時間,深入研究、展開。急躁下決定、希望拿到立即的回覆,只會增加糟糕決策的機率。
  • 如果你的文字可以被解讀成很多意思,它將會被其他人解讀成最糟糕的那一種。
  • 永遠不要要求或期待對方給你即時回覆,除非它真的非常緊急。其他即時回覆是有害的。
  • 「緊急」的重要性被高估了,ASAP(盡快)是一種毒藥。
  • 會議是做最後的總結,不是第一時間的意見。

化「臉部表情」為「聲音表情」

視訊會議有別於一般實體會議,只聞其聲,不見其人,因此更仰賴聲音表情去感受人的溫度與熱情。建議視訊會議的說話語調可以比平常說話方式再增加 15% 至 20% 。實際作法是想像自己在「扮演」某個角色,或是正在廣播劇裡說話,把視訊會議無法透過肢體語言與臉部表情、眼神接觸表現的溫度,透過比平常多一點的聲音表情,傳達出去。

  1. 見不到面,文字溝通能力這時候完全看出來,打字內容不知道在說啥。明明可以好好講話,一句話常常缺主詞、缺動詞或缺受詞。
  2. 明明對方要你做事,但是打字方式不尊重,一堆沒用的表情符號,看了也不爽。
  3. 會不會問問題馬上一翻兩瞪眼。提出問題的人,就要對於對方能表達的答案有所底,如果對方回答的內容跟預期差了十萬八千里。要嘛就是不會問問題,要嘛就是回答的人能力不足。
  4. 自己的權責要很清楚,不要把自己能執行的權責丟出來叫別人收拾。
  5. 自己的工作規章要很清楚,執行時不要沒事不遵守規章導致大家麻煩,遠端工作收拾更麻煩,時間會拖更長。對於主管職務,若組織沒有好的工作規章,這時候就要優先把規章準備好。若主管職務不知道把工作規章制定好,那還是不要當主管比較好。
  6. 精準解決能力。如果你的解決能力很好,客戶會透過線上來諮詢。反之,客戶敲的頻率持續下降,或者是訊息討論的內容都跟你的工作本業無關,那可能就是被客戶放棄了。

遠端開會的禮儀

過去,大部分人都很少進行「全遠端會議」,所以會議很常會遇到一些狀況或設備不夠好浪費時間,多善用文字先把背景資訊和要討論的點列好,如果可以在線上文字討論的沒必要就不要再特別拉會議了。

無論是文字、訊息、討論或報告,若遠距工作者能在會議前得知大略的討論主題與要點,搭配充足的準備,可以提升會議的決策效率以及合作流暢度。

  1. 開會沒有 Agenda,到底要做啥決策當下才知道。線上開會如果沒準備,才到會議現場才被迫準備資料,那簡直是陷害。
  2. 會議討論完沒有會議紀錄,有結論也沒認真在看。會出包的人還是會出包。
  3. 成熟的公司大都有會議邀約的制度,大家平常都很忙,沒空透過會議陪公子閒聊。
  4. 線上開會同一時間只能有一個人講話,因此主持人要控制討論進度,還要讓講話的人講重點,還要讓其他安靜的人把麥克風關掉。

提早進入視訊會議室做好準備

背景聲音太吵、沒有在會議前先測試系統、螢幕只看到下巴或者專對著鼻孔、不會使用線上會議系統、心態上覺得是電話會議不是線上會議所以導致用講電話的心態在講線上會議完全不開螢幕、無法準時......等等都是視訊會議的大忌。

事實上,遠端會議等同實體會議,雖然遠端會議是不需要實際見到面,或是偶爾有連線問題需要解決,偶爾會碰到比預定時間較晚開始的情形。遲到絕對讓人不欣賞。建議至少會前十分鐘先登入系統 stand-by 準備。特別是現在線上會議平台百家爭鳴,各有不同的使用介面,務必先備好軟體、熟悉平台,測試聲音及影像,避免因為時間到了還在處理技術問題,而姍姍來遲,專業扣分。

在家工作不意味著開會就可以隨便

即便是線上會議,還是做好「見人」的準備: 即便說好將用語音的方式開會,還是需要假設自己需要「露面」,並且預作準備。許多 con-call 都是一開始先開鏡頭,大家寒喧打完招呼之後,才將鏡頭關掉,進入討論正題。特別是跨時區做國際工作的職人,或許因為時差的關係,時常必須在剛睡醒的清晨,或是上床前深夜在家裡開 con-call,更容易不小心犯下這個錯誤,以為不需要露臉,結果一個疏忽,必須打開鏡頭以睡衣或是一頭亂髮見人,形象扣分,不可不慎。所以,即便 con-call 不用像實體會議一樣,必須穿上出門開會的戰鬥服,還是挑件像樣的上衣,也打理好門面吧!

主持人做好引導很重要

面對著電腦說話也很容易讓人沒有參與感,主持者在開始前可以先閒聊幾句,並介紹每個人的職位及負責的部分,接下來說明流程,分配好紀錄、提醒時間或決策等工作,可以的話,分配每個人必須要發言的主題或項目,至少一項為佳(可於會議前就先通知),讓大家都有參與感,也可以事先準備更能夠專心。

視訊會議最大的困難就是無法面對面,沒辦法看到實體資料或簡報,準備一個可以共享的視窗就很重要,可以使用共享螢幕功能,展示你想講的圖表、數據或是內容,才不會讓與會的其他人摸不著頭緒,進而影響專注程度。

真正有效的會議應該要有明確的結果或是進展,因此在開會時,大家偏題或沒有討論真正重要的事時,主持者可以適時提醒,讓會議保持適當的效率,並領導大家在正確的軌道上,完成本次會議的目的。若是團隊的成員們並不習慣開視訊會議,可以在結束後詢問大家的意見,並討論是否有可以改善的地方,讓之後的會議可以進行得更順利。

別忘了在會後將紀錄寄給大家,讓團隊成員都知道會議的結論、目標和期望,主持者或是主管也要記得在會後持續檢查大家的進度,才能讓遠距職場繼續保持運作。

遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都保持參與和專注,但只要掌握以上幾個要點,就能讓會議更簡單、更有效率,也能一起度過這個艱難的非常時期。

公開自己的行事曆避免互相干擾

在實體辦公時,資訊的揭露充足,各種正式與非正式的溝通較為密集且頻繁,溝通的落差通常較小,但遠距工作下,工作進度或想法的同步速度較慢,經常會出現彼此工作互卡,或者 A 已經改變了計畫,但 B 還按著原定計畫進行的狀況發生。

提早做計劃,並持續對齊進度與目標

為了大幅減少這件事情發生,我會建議大家在每個團隊內實施「一週計劃」與「每日計劃」。所謂的「一週計劃」指的是每個人都要在週一一早把這禮拜的計劃排到行事曆上,並與其他人共享,提早做計劃的好處是更早預期了一週的行程,這些行程有些可能是完成自己手上的,有些則是需要與其他人一同進行討論的工作,當每個人都預做規劃,並提早跟相關的夥伴同步過,那大家互相干擾的機率就會下降。  每個人都是組織運作的一個節點,一個節點的工作都會影響到其他人,如果你自己沒有計劃,那你就是受其他人牽動,然後你受牽動,又會進一步去牽動到其他人,搞到最後所有人都在互相傷害,所以預先做好「一週規劃」並且跟相關人員進行同步,這可以大幅減少一週內工作頻繁變更的機率。

而「每日計劃」呢?則是每天早上時可以花 10-15 分鐘左右以文字或視訊的形式跟大家同步一下昨天的工作狀況以及今天的預計計劃,這樣子就可以確保大家的資訊可以持續對齊。落實這兩件事情後,你會發現每位員工的工作掌握度與節奏開始提升,成效非常顯著。

彼此信任並且做好進度的透明溝通

不要缺席重要會議,管理視訊會議的環境避免干擾,定期向上司展示遠距工作的成果,並且他人分享遠距工作位老闆和組織帶來的好處。

積極的工作態度,取得與上司的共識。每天工作接近尾聲時,請捫心自問:「我是否已盡力做完今天份內的工作?」回答這個問題會令人心情得到釋放。假如答案為「是」,你就可以安心放下工作,因為你已經完成了任務。假如答案為「否」,那麼你就當作今天狀況太不佳,好好思索「五個為什麼」。

  • 追求明確目標:當您尋求影響力(不僅僅是忙碌)時,了解影響效果是一個好主意。一旦確定了自己喜歡的工作方式,就可以開始製定一些目標來指導自己。
  • 審查和批准:完善目標後,與您的經理會面,以確保他們符合您團隊的優先事項。請記住:在保持專注方面,少即是多。因此,在最終確定列表時,請嘗試將自己限制在5個或更少的目標之內。
  • 持續保持:進度要實現自己的目標,請嘗試與經理定期安排1:1的每月簽到時間。如果您想檢查自己的進度,也可以在日曆中添加提醒。

確保你的遠端桌面配置帶來同樣的生產力

除了生活,家也能是讓人靜下心來專注工作的地方。即使空間有限,也一樣能用符合需求的家具和巧思來兼顧生活質感和工作效率;在家裡一角,打造出最適合自己的有型居家工作空間。

將 5% 的時間挪出來建立並維護關係

在正常的辦公環境,通過茶水間、走廊、午餐時的對話能夠輕易與同事保持關係,但在遠距工作的情境下,將一天中約 5% 的時間留給非正式的溝通,有助於維繫團隊的緊密關係。

另外,因為遠距工作難以感受到對方的情緒、感受,有時候也看不到對方的表情,在用字遣詞或語氣上也很可能造成誤會,會讓對方不小心腦補成其他意思,因此,如果能夠更有自覺地將語氣設定得溫柔一些,適時抽換用字,也許可以讓與你共事的人更加舒服,工作起來更加順暢。

更積極主動去規劃自己的社交生活

一個人在家工作的缺點之一就是社交的缺乏,你可能要自己更主動地去參加與產業相關的聚會,要和同事真的出來見面、一起到咖啡廳工作,同時,你也要在業餘的時間進修相關的技能,加強自己各方面的專業,才不會默默地走入舒適圈而停止進步。自主管理其實有點像主動積極,但管理層面更廣,也要求你要更進取、更自律的去設計除了工作以外的生活。

商務拓展,讓別人在最短時間認識你

建好英文網站、專業社群網站帳號

見不到面,那麼英文官方網站和各領域的專業社群網站變得非常重要。在各種 B2B 的專業領域,企業不一定要投放廣告或複雜的網路行銷方式來推廣介紹自己,反而是官網或專業領域的社群網站帳號能夠長期經營,有穩定產出內容更重要。在英文世界除了官方網站,個人或企業的 Linkedin 頁面是基本門面;如果是打算募資,在 Crunchbase、Angel List、PitchBook 有基本資料並且有重大公司活動更新也很重要,針對軟體開發者社群,如果在 Github 能夠有自己的帳號並且依照企業策略適時地放一些可以開源的專案,也可以讓開發者專業社群更多認識企業。

參與線上展覽的技巧

每一個線上展覽都有自己的系統,因此學著熟悉系統並且用交網友的心態主動丟水球,去聯繫潛在合作對象或投資人,同步用Linkedin收集辨識商情,這樣的技能其實是要能夠用精練的英文,在短字數的描述下介紹自己、公司、產品和聯繫目的,這個其實不容易,但是可以透過大量練習不斷進步。

參與線上研討會技參與

主要的會議系統(Zoom, Webex, Microsoft Team)其實都有大量的工具協助主講人與聽眾互動,像是投票、分組討論、線上即時訊息......等等,這些也是練習幾次就可以熟練使用。

遠端工作的工具服務推薦

近年來隨傳播科技發達,許多線上協作工具,如:Slack、Webex、Microsoft Teams等,提供便利的服務,讓企業開始投入數位化的工作流程。而隨著 COVID-19 疫情升溫,保持社交距離讓遠距工作的需求有了爆炸性成長,在 3 個月內,視訊會議軟體 Zoom 的單日活躍用戶從 1,000 萬人,成長至 2 億人,漲幅高達 20 倍。

上述遠距工作所衍生出許多需要被解決的問題,CBInsight 盤點 9 大類別,超過 20 家新創公司提供的服務,諸如視訊會議、線上協作、團隊合作、專案管理等等,有許多線上工具提供很好的解決方案。,協助所有類型的工作者更適應新的工作步調,協助遠端工作效率滿分 。 Startups with Work From Home & Remote Collaboration Tools | CB Insights Research

我挑我們團隊內部比較頻繁使用的來分享(比較常用的我就不再附上連接):

更多的軟體使用可以參考 Trello 公司寫的遠端工作終極指南

如何善用軟體公司最普遍使用的 Slack

狀態是是 Slack 的特有功能,可以類似像過去 MSN 一般設定自己目前的狀態,讓彼此可以更快速了解彼此的狀態,分享出來以後大受好評,很多夥伴發現這樣更知道什麼時候可以直接找對方而不用擔心是否對方有在狀態內!

建立遠端專用的特殊頻道

可以參考我們團隊以及網路上的實踐:

  • #learning:任何工作或生活上的事情的心得分享。
  • #remote-work:如果在遠端的途中遭遇到了困難或問題,這個版就是你的 1922。當然如果你的團隊在遠端過程中發現了能夠幫助彼此更有效率的方式或心得,也請不吝到這個版分享,把它當作你個版。
  • #random:作為網路茶水間,任何與工作無關的事情都可以分享。
  • #daily-standup:作為每天早上開會同步討論的頻道。
  • #meetign-moment: 發佈會議通知與宣達會議結論的地方。
  • #teamworkouts:做運動後會在這邊簡單更新,同事間可以小小提醒要保持運動,好比就寫個: ran 1 mile, PT for 1 hour。
  • #shoutout:我們不時會提出感謝某同事的幫忙,或昭告大家誰什麼事做得好,不吝惜表達感謝和鼓勵。

參考資料

附在系列最後一篇文章:

  1. 有效提高遠端工作的生產力(上) — 管理者
  2. 有效提高遠端工作的生產力(中) — 工作者
  3. 有效提高遠端工作的生產力(下) — 總結,邁向遠端優先的未來
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