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用 Todoist 提高你的生產力,取得工作與生活的平衡

用 Todoist 提高你的生產力,取得工作與生活的平衡

最早使用 iOS 上的提醒事項(Reminder)來追蹤待辦事項,後來逐漸無法滿足於陽春的功能,跳槽到了奇妙清單(Wunderlist),很可惜 微軟在2020年5月關閉了 Wunderlist ,替代的 Microsoft ToDo 在很多細緻的功能完全無法滿足我這奇妙清單的老客戶,一直在尋找更好的方案,終於找到了 Todoist。

Todoist 的使用很簡單,也因為使用太簡單了,用了一段時間才發現原來還有很多好用的功能沒有被我善用。特別大推他們家的 Blog,可能因為 CEO 自己就是生產力狂人,他們團隊產出了非常多好文章介紹如何使用 Todoist 來提升生產力。

Enjoy things outside of work like spending time with my beautiful wife and two incredible children, traveling, self-education, and health-related things such as sports. This balance and self-care help me be a more effective leader for my team.

GTD (Get Thing Done) 工作流:解放自己的大腦

David Allen 提出的 GTD 工作流與傳統時間管理最大的不同是它不特別強調任務的優先順序,而是透過蒐集整理各種情境下的任務列表,讓時間利用率提到最高,進而增加整體產出。

Allen 認為很多時候我們做事情遇到阻礙是因為前期的計劃不足,如:對任何項目我們需要弄清楚要達到什麼目標?還有什麼措施需要完成?我們腦袋中的「提醒系統」相當的低效,很少能夠在恰當的時間和地點提醒我們需要做的事情。我們最重要的事情應該是將注意力集中在採取行動上面,而不是回想這個時間點要做什麼。

在任務或事件發生的當下就把它們都從腦海中倒出來,而不是期限快到的時候,把這些「下一步行動」根據場景分類存放在「可靠的系統(如:Todoist)」當中,以合適的類別分類組織好你的各種任務與的提醒。保持待辦清單不斷更新和完整,充分地檢查,養成習慣之後,你會對這可靠系統產生信任,減少焦慮,使你在任何時候都可以在當下依靠直覺做出正確的選擇。

GTD 難以在簡單的 Todo 應用實現

為了實現 GTD 工作流,簡單的 Todo 應用勢必是無法滿足我的,主要幾個原因:

  • 沒有多層級以及項目級的關係,倒出來的內容會非常多,導致光是閱讀列表或是尋找任務都會讓自己感到壓力和不知所措
  • 不分任務大小都倒出來之後,很難確定任務之間的優先順序以及複雜程度
  • 多數 Todo 應用上面的操作對於 GTD 更新任務清單的工作流程不夠友善,導致無法堅持
  • 因為工作事項列表如果無法任意分門別類的話,Zero Inbox 的自我要求會造成更大的壓力

這兩個功能,讓 Todoist 在眾多應用中勝出

1. 多裝置跨平台只是基本要求而已,隨處可用才是差異化關鍵

光是一個 macOS 的環境,可以下載的 Todoist 就不單單只有桌面應用程式而已,從收電子郵件開始,由內到外,不同的深度都有不同的應用可以搭配記錄你的待辦清單:

  1. 收發信件可以用轉寄的方式直接新增到對應的專案郵件位址
  2. 如果要整封信件,也可以按下 Gmail Plugin 的按鈕,將標題內文都加入
  3. 更複雜一點的操作,可以使用瀏覽器本身的擴充程式操作
  4. 除了以上這些,你還可以用桌面版的程式來操作

上面這些變動可以即時在不同應用之間同步,效果非常流暢。

輸入的方式還不只是手動操作而已,輸入方式非常多元,幾乎確保你在任何場景都可以立刻建立任務,詳細的內容可以參考官方的文章介紹,個人覺得比較實用的就是跟 Slack、行事曆、和郵件幾乎無縫的整合與同步:

從各種應用中將你的待辦事項都丟到 Todoist,Todoist 就成為了你的中心樞紐,可以很輕鬆地按照 GTD 精神在每個當下直覺地做出判斷與對應的行動。

2. 非常好用的快捷鍵以及語法

快捷鍵現在多數軟體都有,但是 Todoist 還真的不是普通的好用而已,內含關鍵字以及自然語言辨識,短短一句話就可以將 日期/專案/提醒/指派/任務 給設定完成。

就算是更負責的操作,UI 設計得也十分簡便(請見下圖),可以輕鬆調整 Todoist 裡面的各種管理元件:專案、區塊、任務、註釋、標籤、指派、收件箱、提醒、搜尋、過濾、層級。這些元件都可以透過內建的搜尋語法,任意組合成你要看的篩選器。

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鍵盤快捷鍵 – Todoist Help

簡單來說,有著這些功能的 Todoist,幾乎可以在上面完成 80% Trello or JIRA 的操作了!

不論用什麼軟體,關鍵是不要讓待辦事項影響你的專注以及行動

Don’t Break the Chain 是養成習慣避免拖延症的一種策略,而 Todoist 按照這樣的理念設計了 Karma,讓完成每日工作就像是玩遊戲解任務一樣帶來成就感。

市面上有非常多的 Todo 應用,每個人的使用習慣以及常用的平台也都不同,其實提高生產力不代表非 Todoist 不可。只要該應用可以讓你 1) 養成連續的習慣,並且 2) 依照 GTD 流程清空任務,那麼就是能有效提高你生產力的好軟體了!

我是按照這樣的流程來整理我自己的待辦事項:

  1. 隨時不斷蒐集:事件發生當下,就立即放到待辦事項,除非兩分鐘內可以完成。如果是已經發生的,就回頭清理這些堆積的任務清單。
  2. 工作時間前:開始工作前,設定好今天的目標,條列與檢視今日工作清單。
  3. 工作時間中:按照今日工作清單,逐項由高到低的優先順序完成任務。期間如果有新任務,依舊按照兩分鐘原則新增。
  4. 工作時間後:檢視今天工作清單中沒有完成的內容,可以藉此記錄遇到什麼困難導致最初設定的目標無法完成?並且按照這些原則繼續清空今日工作清單:
    • 發現太困難 => 將任務拆得更細,分別放到往後的日期中
    • 工作量預估錯誤 => 將任務放到明天的工作清單中
    • 一直提不起勁去做 => 猶豫不決就刪掉,否則做的時候還是同樣的猶豫。下定決心之後再放進來也不遲
    • 就是今天要完成 => 那...也只能延長工時解決囉
  5. 維持自己的每日完成的任務數(如:5 個),持續不斷形成正向循環。
  6. Don't Break the Chain !

用 Todoist 培養好習慣,從今天開始

Habits are the compound interest of self-improvement.

《原子習慣》 中提到了習慣養成的力量:習慣似乎在任何一天都沒有什麼不同,但是它們在幾個月和幾年中產生的影響可能是巨大的。只有回首兩年,五年或十年後,好習慣的價值和壞習慣的代價才變得十分明顯。

一開始可能很不起眼,但是做得越多,生活中的大多數事情就越容易,會開始變得更好,更快,更堅強。通過不斷擴大連續完成日期,這些努力都會產生複利效應,如:通過養成閱讀習慣,當您閱讀更多書籍時,消化更多資訊融會貫通後,你的想法和認知水平可能幫助你更快更完整地理解各種不同的領域知識。

不如就試試用 Todoist 來養成這些日常好習慣吧~!

  • 冥想 10 分鐘
  • 20 分鐘練習語文
  • 不要喝含糖飲料
  • 16:8 間歇性斷食
  • 閱讀 30 分鐘
  • 做 30 分鐘重訓或是慢跑
  • 上下班都爬樓梯
  • 完成至少 5 個任務

參考資料

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