打造自運營、高擴展的企業作業系統：從 0 到 2 億美元的成長之路

Kordan Ou -

在當今競爭激烈的商業環境中，如何建立一個能夠自我運營並持續擴展的企業，是許多創業者和企業家夢寐以求的目標。Ryan Deiss 作為一位成功的連續創業家和投資人，分享了他多年來總結的寶貴經驗，為我們揭示了從 0 到 2 億美元的企業成長之路。

根據影片中 Ryan Dice 的自我介紹：他是 Scalable 的聯合創辦人，以及 DigitalMarketer.com 的創辦人。他也創辦了 Traffic and Conversion Summit，這是北美最大的數位行銷大會，持續了 13 年以上。他表示自己和他的合夥人在過去 20 年內創立了17 家企業，其中有4 次重大成功退出。在過去 12 個月內，他的公司集團創造了超過 2 億美元的收入。

檢視公司的作業系統是否應該升級？

Ryan Deiss 曾在事業初期，為了快速擴展和成功，經歷了過度投入工作的時期，這段期間犧牲了健康和家庭時間。他提到在 2016 年公司擴張迅速，從 300 萬美元的營收一年內飆升至 3000 萬美元，卻在短短三個月內幾乎破產。這段時間讓他付出了極大的個人代價，包括過度工作導致健康下滑，以及無法兼顧家人，最終也讓他意識到平衡生活和工作的必要性。這經歷促使他重新檢視如何有效管理事業，並設立可以自動運行的系統，從而減少對自己身體和家庭的犧牲。

Ryan Dice 提到許多企業仍然依賴創辦人作為其「作業系統」，這被他稱為 UOS（創辦人作業系統，Founder Operating System）。這種模式限制了公司的成長，因為企業的所有關鍵運作都依賴於創辦人自身的知識和能力：

  1. 創辦人是核心：在許多小型或新創公司，創辦人往往是唯一知道企業如何運作的人。這包括如何吸引和轉化客戶、如何滿足客戶需求、如何處理關鍵業務流程，甚至是知道所有問題的解決方法。這意味著創辦人掌控了一切，無論是決策、執行還是解決問題，其他員工在沒有創辦人參與的情況下無法有效運作。
  2. 依賴創辦人的問題：這種 UOS 的運營方式雖然在公司初創階段可能行得通，但隨著公司規模擴大，它將變得不可持續。原因是創辦人的時間和精力是有限的，隨著業務的增長，單靠創辦人無法應對所有運營的需求。如果創辦人無法參與日常工作，公司可能會陷入停滯或出現問題。
  3. 企業不具有可持續性：Ryan 強調，如果企業完全依賴創辦人來運營，這樣的企業既不可擴展，也無法出售。因為一旦創辦人不再參與，企業的運營就無法正常進行，這樣的公司對外部投資者或潛在買家來說缺乏吸引力，無法被視為一個獨立運作的機構。
  4. 升級作業系統的必要性：Ryan 提到，公司需要從 UOS 升級到一個可擴展的作業系統。這意味著公司必須建立標準化的流程、定義清晰的責任分配和可衡量的指標，並確保員工能夠自主完成關鍵任務，無需創辦人事必躬親。只有這樣，公司才能真正具備成長潛力和可持續性。
  5. 創辦人作業系統的過渡：升級企業作業系統的目的不是要讓創辦人「被淘汰」，而是讓他們能夠從日常運營中解放出來，專注於高價值的戰略決策。這樣做可以讓企業不再依賴創辦人的每一個決定，而是透過一個標準化的流程和系統來保持穩定運營，並使業務具有更大的擴展性和靈活性。

企業的作業系統需要升級的原因並不是因為創辦人做錯了什麼，而是因為創辦人做對了事情，並使公司成功成長，這是企業成長到某一階段的必然需求。

一週 25 小時的高效工作

Ryan Deiss 分享了他高效工作的方式，重點在於建立系統和流程，讓他能夠在擴展事業的同時，保持健康的工作與生活平衡：

  1. 系統化勝於拼命工作：他強調系統化核心業務功能的重要性，如銷售和行銷，而非依賴不斷的手動操作。透過繪製客戶如何找到企業以及如何創造價值的流程，Ryan 建立了能讓業務順利運行的系統，而不需要他參與每個細節。
  2. 委派與退出策略：Ryan 談到逐步退出不同的業務角色。第一步是擺脫日常的「基層」工作，第二步則是退出員工管理，透過聘請能獨立運作的經理人，最終他能成為更具戰略性的領導者，監管多個事業而不需進行微觀管理。
  3. 專注於核心價值驅動：Ryan 鼓勵企業家識別能為業務創造價值的核心活動，這些活動應該系統化，而非必要的任務則應刪減或委派。他使用像流程圖和責任「子彈點」這類視覺工具，確保每個人清楚自己的職責，並專注於真正重要的事務。
  4. 工作與生活的整合：儘管管理著多個事業，Ryan 仍然重視家庭時間，特別是他提到目前正優先與青春期的兒子共度時光。他設計了能圍繞生活目標運作的工作模式，確保事業支持而非削弱個人的滿足感。

透過這樣的結構化工作方式，Ryan 能夠在每週僅工作約 25 小時的情況下，保持高效的生產力。

作業系統的三個關鍵要素

Ryan Deiss 認為要讓公司自動運作，關鍵在於安裝一個系統化的運營系統（Operating System, OS）。他將這個操作分為三個步驟：

1. 記錄核心流程（Algorithms）

這是運營系統的基礎。你需要記錄下公司用來產生價值的核心流程，包括如何獲取新客戶（成長引擎）以及如何交付產品或服務（履行引擎）。這些流程是公司運作的核心，並不需要每一個細節都記錄，只需專注於那些最重要的部分。具體包括:

  • 繪製價值鏈圖：包括增長引擎 (如何獲客) 和履行引擎 (如何服務客戶)。這是可視化企業整個客戶旅程的關鍵步驟。
  • 識別關鍵流程：在價值鏈中找出最重要、不能出錯的環節。
  • 建立標準操作程式 (SOP): 僅為關鍵流程建立詳細的操作指南，避免過度文件化。
  • 分配責任：明確每個關鍵步驟的負責人，確保 accountability。

2. 定義共同語言（Common Language）

這是公司內部的溝通方式，包括數據儀表板、會議節奏、使用的工具等。目標是確保團隊能夠快速發現問題並制定解決方案。良好的溝通架構是讓公司在擴展過程中保持高效運作的關鍵。包括:

  • 建立計分卡：設定關鍵績效指標 (KPI), 並定期跟蹤和報告。
  • 建立儀錶盤：可視化展示公司整體表現和各部門資料。
  • 建立會議節奏：設定固定的會議機制，如每周團隊會議、月度業務回顧等。
  • 定義溝通工具和規則：如何使用郵件、Slack 等工具，以及何時使用哪種溝通方式。

3. 設定目標（Desired Outputs）

這是公司明確的目標和願景，確保每個團隊成員知道公司要去的方向以及當前的重點是什麼。目標的設置能引導公司成員朝著同一個方向努力，確保大家清楚當前的優先事項。包括:

  • 設定公司願景和使命：明確企業存在的目的和長期目標。
  • 制定具體的財務和運營目標：如收入、利潤、客戶數量等可量化指標。
  • 確立公司價值觀：指導團隊行為和決策的核心原則。
  • 定義戰略優勢：明確公司的核心競爭力和差異化優勢。

這三個元素結合起來，構成了一個能夠自動運行的公司運營系統。當公司擁有清晰的流程、共同語言和明確的目標時，業務就可以自動運作，而創業者也能從日常運營中抽身，專注於更高層次的工作。

打造可擴展的作業系統

要建立真正可擴展的作業系統，Ryan 建議從以下幾個方面著手:

  1. 繪製價值鏈圖：包括增長引擎 (如何獲客) 和履行引擎 (如何服務客戶)。
  2. 只記錄關鍵流程：不要試圖記錄所有事情，而是專注於最重要的步驟。
  3. 分配責任：明確每個關鍵步驟的負責人。
  4. 建立計分卡：設定關鍵指標並定期跟蹤。
  5. 建立會議節奏：確保團隊定期溝通和優化。

Ryan 特別強調，許多企業在沒有作業系統的情況下就急於僱用高管，這往往會導致失敗。正確的順序應該是先建立作業系統，然後再引入合適的人才。

從 0 到 1000 萬美元的成長計劃

Ryan 提出了 7 個擴展級別，幫助企業從 0 擴展到 1000 萬美元以上：

  1. 階段 1：銷售並服務 10 位客戶
    這是確認你的產品有市場需求的第一步，並確保你能兌現對客戶的承諾。找到 10 個願意購買並滿意的客戶，將為你提供寶貴的現金流、資料和自信。
  2. 階段 2：自動化客戶獲取流程，建立增長飛輪（Growth Flywheel）
    當確認產品 / 市場契合度後，將銷售流程轉化為可預測且可重複的銷售機制，建立一個增長引擎來自動化客戶獲取。
  3. 階段 3：升級公司運營系統
    將公司從依賴你的業務轉變為可以自主運行的系統化業務。這包括記錄核心的標準作業程式（SOP）和溝通架構。
  4. 階段 4：提高你個人的收入
    當業務穩定運行且銷售增長時，將重點轉向獲取實際利潤，並確保你自己也能從中受益，增強財務穩定性以支持公司的長期發展。
  5. 階段 5：建立諮詢委員會
    為公司組建一個由同行和導師組成的諮詢委員會，幫助你獲得新想法和靈感，並確保你不會孤軍奮戰。
  6. 階段 6：透過收購其他業務擴展公司
    當公司達到增長瓶頸時，透過收購其他業務來擴展市場份額、增加人才、提高利潤，並增加企業價值。
  7. 階段 7：實現財富積累模式
    當你的業務達到 8 位數的收入時，你將擁有選擇權，可以選擇出售公司、擴大資金或轉型為投資者。這是進入財富積累和實現最大影響力的階段。

這七個階段提供了一個明確的成長路線圖，幫助企業從初創期逐步邁向長期可持續的發展模式。

根據 Ryan Deiss 的方法論，安裝有效的 "作業系統" 後，建立自我運營企業的後續步驟

在第一個級別，重點是確認產品市場對應度並獲得初始現金流。第二級別則是建立可預測、可重複的銷售流程。第三級別是關鍵的轉折點，企業需要從依賴創辦人過渡到一個可擴展的系統化企業。

CEO 的績效表（Scorecard）

制定 CEO Scorecard（績效表） 的幾個關鍵重點：

  • 定義核心指標：他強調要為公司不同部門定義關鍵的績效指標，這些指標分為：
    • 永續指標（Evergreen Metrics）：如營收、現金流、每位員工的營收等持續追蹤的財務數據。
    • 北極星指標（North Star Metrics）：每季度針對當前公司目標特別關注的指標，這些指標會隨著每季的重點調整。
  • 為每個指標指派負責人：每個指標都需要有一個具體的責任人來確保數據的準確性及指標的優化。如果指標沒有負責人，這些數據就無法被有效改進。
  • 設定具體的目標：他建議與團隊共同設定每月的具體目標，以確定何時達成目標，以及怎麼定義「成功」。設定的目標應該能激勵團隊，但也需要現實可達，這樣可以提高團隊士氣。
  • 每週手動更新並追蹤進度：強調每週進行手動數據輸入，這不僅有助於團隊熟悉並擁有自己的數據，也能為數據添加背景和洞察，並進一步制定行動計劃來改善績效。
  • 利用顏色標記進度：通過顏色來標示進度，例如：
    • 綠色表示指標在軌或超額達成。
    • 黃色表示落後但有計劃改善。
    • 紅色表示嚴重落後且無法追趕。

Ryan 強調這種基於績效表的管理方式，有助於 CEO 快速掌握業務的整體健康狀況，並引導團隊積極改善指標。

從 1000 萬到 2 億美元的成長策略

當企業達到 1000 萬美元規模後，如何繼續擴展到 2 億美元？Ryan 提出了以下關鍵策略:

  1. 專注於市場和受眾，而非產品：不要將企業定義為特定產品或銷售渠道，而是要定義為服務特定人群。
  2. 持續優化作業系統：隨著企業規模擴大，不斷完善和升級作業系統。
  3. 建立多元化的業務組合：透過投資或收購其他企業來分散風險並尋找新的增長機會。
  4. 實現多重 "退出": 包括退出一線工作、退出日常管理、退出組織架構等，最終實現完全的財務自由。

Ryan 特別提醒，增長本身並不能解決所有問題。事實上，根據研究，67% 的 Inc 5000 公司 (美國增長最快的私營公司) 在 5-8 年內會失敗或縮小規模。因此，企業家需要在追求增長的同時，確保建立穩固的基礎和可持續的商業模式。

結語

打造一個自運營且可持續擴展的企業並非易事，但透過遵循 Ryan Deiss 提出的框架和策略，創業者和企業家可以大大提高成功的機會。關鍵在於建立一個強大的作業系統，不斷優化價值創造流程，並在適當的時機實現各種層次的 "退出"。只有這樣，才能真正實現企業的長期可持續發展，並為創辦人帶來財務自由和人生價值。

最後，Ryan 提醒我們，成功的企業家不僅要追求商業上的成功，還要平衡個人生活和家庭。透過建立有效的系統和團隊，企業家可以在經營大型企業的同時，仍然有時間陪伴家人，享受生活。這才是真正的成功。

其他參考