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非自願性干擾 - 在辦公室工作效率低落的主因

自從看過 Rework 之後,Jason Fried 幾乎就變成我的偶像了,非常欣賞他提出的許多看法,一針見血卻相當中肯實用。這已經是多年前的影片了,工作後再看一次感觸更深了,以下整理出影片重點,有空的話還是極力推薦花個十五分鐘把影片看完。

辦公室的目的

老闆為了讓大家努力工作,以及「看不到人如何知道他在工作?」「在家充滿誘惑容易分心」這類的理由要求大家在同一個地方工作,所以才有辦公室的存在。即使如此用心良苦,但當你問起這些人想把事情作好,第一個會想到的地方是什麼?通常他們的回答都不是在辦公室中,這跟辦公室的目的不是相背而行嗎?為何會導致這種狀況?

非自願性干擾

現在社群網站非常發達,所以有些公司甚至會屏蔽掉 Facebook 這類的網站,但這很荒謬,逛了就不會想工作?!因為上社群網站其實就跟十幾年前的 Smell Break 放鬆一樣,相較於其他干擾,這根本微不足道。

在家工作容易被電視、電動、或床誘惑也根本不是問題,畢竟這是自願性的干擾,自我紀律要求嚴格的人都可以避免掉這些干擾。但在辦公室中卻充滿了非自願性干擾:M&M。

Manager and Meetings

  • Manager:為了確保大家都有在工作,你可能會被問到「做得如何?」或是「報告一下你的進度」。因此也有人說主管的職責就是負責發出中斷。
  • Meetings:因為對問題與專案進度掌握度不夠高,或為了顯示自己的重要性與存在感而召開大大小小的會議。會議一次中斷了多人的工作,當參與的人數越多,公司的人力成本就虛耗的越嚴重,而且會議通常會衍生出下一個會議…

八小時工時?

「Not “Working Day", but “Working Moment".」八小時工時完全是種錯覺(當然,加上交通時間就更多了),當你仔細回想你今天的工作情況,你可以發現你的工作你以多個小時間片段拼湊而成的:早上到公司花半小時收個信,準備開始工作時接到電話,花個15分鐘回答完之後,寫個五分鐘程式,又有人跑到你座位問你問題,甚至還得到實驗室現場看狀況,回來再做個半小時,啥?吃飯時間到了。

工作與睡覺共通之處

共通點:Phase-based,睡覺是分階段進行的(淺眠->深度睡眠->快速眼動)。想想若你睡眠中每十五分鐘都被吵醒一次,永遠都停留在淺眠階段,怎麼可能睡得好?工作也是這到底,不停地被干擾、中斷,工作怎麼可能有效率?

創造良好的工作環境

  1. 無聲星期四:你將會訝異,你的產出竟如此的高。
  2. 將主動通訊合作改為被動:很少事情是真的緊急到需要立即得到回覆的。
  3. 取消會議:你將會發現,事情還是可以順利地完成。

除了 Jason Fried 外,Mr. Saturday 也有類似的看法,文章中提到可在家工作的重要性,推薦給大家。

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