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[讀書筆記] 誰在團隊搞破壞

[讀書筆記] 誰在團隊搞破壞

破壞什麼?

理想中的團隊要快速做出決策,在有限的時間內高效率地完成工作。而團隊的破壞者指的是干擾團隊運作、浪費工時、降低效率的那些人。

在《誰在團隊搞破壞》一書中,條列了團隊的八種破壞者:

  1. 凡事都要問主管:堅持每件事都必須經過正式管道請示,決不允許為了迅速執行決策而抄捷徑
  2. 長篇大論話當年:發表演說,毫不遲疑提出適當的愛國言論。一有機會就滔滔不絕、長篇大論,用冗長的故事與個人經驗來闡述重點。
  3. 每次都說再討論:盡可能把所有事都推給委員會,進一步研議與考量。並試圖壯大委員會,規模絕不少於五人。
  4. 東拉西扯沒重點:抓到時機就馬上提出毫不相干的議題。
  5. 斤斤計較幾個字:對訊息、會議記錄或決議的用字遣詞爭論不休。
  6. 決定之後又重來:重新提起上次會議中的決議,企圖對之前的決議是否明智進行翻案。
  7. 過度謹慎怕犯錯:講道理,也要求團隊成員講道理。提倡謹慎,唯恐因倉促而造成日後的難堪與爭執。
  8. 遲遲無法做決定:擔心任何決策的正當性。質疑深思熟慮後的行動是否合乎權限,是否會與某個更高階層的政策相抵觸。

培養低破壞文化的四個重點

  • 辨識:在破壞發生當下立刻發現,幫助他人看出正當行為何時越界、何時開始產生反效果或破壞性。
  • 校準:建立對容忍的正確期望值,即可接受的行為範圍。如此一來,有助於生產的行為將受到鼓勵,而破壞者就能夠事先預防。
  • 糾正:給團隊裡的每個人許可,教他們表達方式與技巧,用有建設性的做法大聲譴責破壞行為。
  • 預防:推行工具、標準與流程的改革,以防止破壞出現或重現。

最棘手又不容易被察覺的破壞者:質疑破壞者

「質疑破壞者」的破壞行為是質疑團隊/人是否有做決策的權力,破壞者這麼做背後的原因可能是信心不足或制度不明,一旦這些質疑出現,對團隊就已經算是造成破壞了。

在這些情況下,不經意的「質疑破壞者」正在煽動團隊決策過程中的畏縮,點燃軟弱的情緒,而不是加以克服。引發「質疑的破壞力」的人,讓大家持續爭論誰有最後決策權,因為通往最終定案的路徑不清不楚。

質疑破壞者形成的原因

在討論解決辦法之前,我們先細究質疑破壞者形成的原因:

  1. 過度謹慎,總是庸人自擾。
  2. 對自己與團隊的能力沒有什麼信心,不相信自己有足夠知識可以做決定,或不覺得團隊成員夠格到可以託付。
  3. 過去曾自作主張,沒有移交權責給上級,反倒自己決定因而遭到斥責。現在處於相同情景感到痛恨不已而反射性的進行破壞

決策是組織的勝利關鍵

理想中的團隊要快速做出決策,在有限的時間內高效率地完成工作。

無論成功或失敗,是把握機會還是錯失良機,都是決策與否的直接結果。就因為決策是組織賴以為生的存在,如果決策能快速、清晰、明確、且正確的形成,那麼多數問題就會跟著風吹雲散。

解決辦法:決策體系中的四種權利

要提高決策速度的關鍵在於充分的授權,如果任何事情都需要到老闆頭上,組織的大腦就會過載,手腳動作自然緩慢。

「如果有 1 小時可以拯救世界,他會花 55 分鐘界定問題,剩下 5 分鐘尋找答案。」 - 愛因斯坦

要做決定之前,目的必須明確,並給與問題明確的定義。一定要清楚待決的決定為何。定義好問題之後,要明確執行團隊的組成,並決定團隊中以下四個權利(對應 RACI)分別為誰擁有:

  1. 根據意見做決定的權利(Responsible):只會有一個人有這種權利,以確保完全責任,如:Product Owner。
  2. 批准或否決的權利(Accountable):通常指派給主管,因為把責任委派出去了,如:Stackholder。千萬不要濫用否決的權利,即使有「質疑破壞者」向你提出他對專案的擔憂,不要一頭栽進衝突當中,聆聽完再決定是否構成你介入的正當理由。把精力集中在關鍵的 20% 決策當中。
  3. 提供意見的權利(Consulted):決策過程中提供關鍵意見。
  4. 收到通知的權利(Informed):必須知道最後決定的人是誰,因為這可能會影響到他們的工作。

決定權交不出去最常見的情形

只要一出現爭執,主管太常馬上介入決策過程,而「質疑破壞者」很快就把握這個管理上的弱點對決策過程不滿,或對團隊前進的方向失望,就會暗中質疑團隊做出最後決策的權利。

主管對於破壞者的擔憂反應過度,於是跳進決策過程,讓已收委託的團隊一團混亂,工作脫軌。在心生不滿的團隊成員要求下,主管直接插手干涉,這樣通常會破壞目前正在做決策的過程,傷害了被交付責任去實行的人。團隊成員會覺得不受尊重,倍感挫折。如果老闆只因為團隊中某一個人提出異議,就質疑或推翻決定,那之前再三思量做出決定的意義何在?之後如果主管再請他們做決定,他們必定會遲疑,不想過於投入

小結

原文標題是 《Simple Sabotage》,說的就是一些看起來沒有什麼大礙的行為可能會對組織帶來巨大的破壞。這本書的內容不多,而且重點在前言就一次條列出來,讓人閱讀起來格外舒服,不會過於冗長讓人浪費時間抓不到書中的重點。

這本書就像是一面鏡子,讓我看看自己是否也是團隊中的破壞者。

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